Kiedy urząd nie może pobrać opłaty za informację

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej dostęp do informacji jest co do zasady bezpłatny. Opłata to wyjątek: może obejmować wyłącznie dodatkowe, rzeczywiste koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub z koniecznością przekształcenia informacji (art. 15). Nie wolno obciążać wnioskodawcy zwykłymi kosztami działania urzędu, np. czasem pracy urzędnika w godzinach pracy.

Sztywny termin 14 dni

Urząd, który chce pobrać opłatę, musi powiadomić o niej w ciągu 14 dni od złożenia wniosku (art. 15 ust. 2). Sądy traktują ten termin jako wiążący, a nie instrukcyjny: po jego upływie naliczenie opłaty jest niedopuszczalne. W jednej ze spraw spółka komunalna naliczyła opłatę 227 dni po terminie – sąd ją uchylił, wskazując, że to profesjonalny podmiot odpowiada za swoje błędy, a wnioskodawca nie może ponosić ich skutków (WSA w Opolu, I SA/Op 143/25). Linia ta jest ugruntowana (por. NSA III OSK 437/21).

Obywatel nie płaci za niewiedzę urzędu

W innej sprawie szpital nie odpowiedział w terminie, a po skardze udostępnił dane, lecz nie przekazał skargi do sądu, pozbawiając wnioskodawcę zwrotu kosztów. NSA uchylił odmowę grzywny, podkreślając, że nieznajomość prawa po stronie organu nie usprawiedliwia naruszenia (III OZ 611/23). Koszty błędów i opieszałości obciążają urząd, nie obywatela.

Na co uważać

Sprawdź, czy opłatę naliczono w ciągu 14 dni i czy dotyczy realnie dodatkowych kosztów. Wezwanie do zapłaty bywa też „efektem mrożącym”, czyli próbą zniechęcenia do pytania. Jeśli opłata jest spóźniona lub zawyżona, możesz ją zakwestionować, a w razie potrzeby zaskarżyć.