Jawność kalendarzy spotkań urzędników – liczy się intencja

Pytanie o spotkania osób publicznych – z lobbystami, inwestorami, przedstawicielami firm – wprost dotyczy sposobu sprawowania władzy. Orzecznictwo od lat odróżnia jednak dwie rzeczy: informację o odbytych spotkaniach (kto, kiedy, w jakiej sprawie), która jest informacją publiczną, od kopii prywatnego, fizycznego kalendarza, która już nią być nie musi.

Liczy się intencja wnioskodawcy

W sprawie zakończonej wyrokiem WSA w Gdańsku z 3 października 2024 r. (III SAB/Gd 170/24) mieszkaniec pytał o spotkania burmistrza w okresie kampanii wyborczej. Urząd odpowiedział lakonicznie, że takich spotkań nie było, nie wyjaśniając, czy nie dysponuje informacją, czy uznaje ją za niepubliczną. Sąd stwierdził bezczynność: odpowiedź była „dalece niejasna”, a wnioskodawcy chodziło o informację o spotkaniach w jakiejkolwiek formie, nie o sam dokument kalendarza.

Urząd musi uprawdopodobnić, że nie ma informacji

Jeżeli organ twierdzi, że nie posiada żądanych danych, nie wystarczy samo zaprzeczenie – musi to wiarygodnie wykazać (por. wyrok NSA z 24.11.2009 r., I OSK 851/09; wyrok WSA w Warszawie z 20.04.2021 r., II SAB/Wa 104/21).

Szerszy kontekst

Temat kalendarzy ma też wymiar międzynarodowy: w marcu 2024 r. Europejski Trybunał Praw Człowieka uznał naruszenie Konwencji w sprawie dotyczącej dostępu do kalendarza spotkań, prowadzonej przez Sieć Obywatelską Watchdog Polska. Słabością pozostaje brak narzędzi weryfikacji, czy ujawniona lista spotkań jest kompletna – ale sama zasada jawności takich informacji jest ugruntowana.