Dokument wewnętrzny a informacja publiczna

Ani Konstytucja, ani ustawa o dostępie do informacji publicznej nie znają kategorii „dokumentu wewnętrznego”. To konstrukcja wypracowana w orzecznictwie (np. NSA III OSK 3335/21): miały nią być objęte materiały służące wyłącznie wewnętrznym potrzebom urzędu – robocze notatki, projekty czy korespondencja pomocnicza, które nie rozstrzygają sprawy na zewnątrz.

Gdzie jest granica

Problem w tym, że urzędy chętnie rozciągają to pojęcie na dokumenty, które wcale wewnętrzne nie są. Dobitnie pokazała to sprawa projektu standardów kształcenia farmaceutów: Minister Zdrowia odmówił jego udostępnienia jako „dokumentu roboczego”. WSA w Warszawie nakazał udostępnienie (wyrok z 4 marca 2024 r., II SAB/Wa 687/23), wskazując, że dokument nie służył tylko wewnętrznym celom – stanowił uzewnętrznione stanowisko organu, niezbędne do wydania rozporządzenia. Skoro tak, nie był dokumentem wewnętrznym.

Argumenty przeciw nadużyciom

Krytycy konstrukcji przypominają, że ograniczenia prawa do informacji muszą wynikać z ustawy i chronić ściśle określone wartości (niejawność, prywatność, tajemnica przedsiębiorcy), a nie z etykiety „wewnętrzny”. Otwarty katalog z art. 6 (zwrot „w szczególności”) oraz art. 61 Konstytucji obejmują działalność władzy szeroko – także dokumenty powstające w toku prac nad aktem prawnym.

Jak reagować

Jeśli urząd zasłania się „dokumentem wewnętrznym”, warto zapytać, czy dokument wpływa na rozstrzygnięcie sprawy lub uzewnętrznia stanowisko organu – jeśli tak, powinien być jawny. Bezczynność albo zwykłe pismo zamiast decyzji można zaskarżyć skargą na bezczynność.